Uniguest Hub Plattform Datenschutzrichtlinie

Gültige Fassung: 07. Mai 2025

In dieser Datenschutzerklärung wird dargelegt, wie Uniguest ("wir", "unser", "uns") Ihre personenbezogenen Daten sammelt, verarbeitet und schützt, wenn Sie unsere in der Cloud gehostete Plattform für digitales Engagement nutzen, Uniguest Hub.

Wir handeln als Datenverarbeiter im Sinne der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) und verarbeiten Daten im Auftrag unserer Kunden (Datenverantwortliche). Mit dieser Richtlinie möchten wir unserer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen, Sie darüber zu informieren, wie und warum wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Sie nach den geltenden Datenschutzgesetzen haben.

 

Wer wir sind

Wir sind U.S. Hospitality Publishers inc. dba Uniguest.

Unsere Adresse lautet 2926 Kraft Drive, Nashville, TN 37204 Vereinigte Staaten.

Sie können uns auf dem Postweg unter der oben genannten Adresse erreichen, per E-Mail unter compliance@uniguest.com oder per Telefon unter 1800 467 1218.

Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, daher sollten alle Anfragen über unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten an die oben genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

 

Welche Informationen sammeln wir?

Je nach Ihrer Funktion können wir die folgenden Datenkategorien erfassen und verarbeiten:

Plattform-Benutzer (Admins/Personal):
  • Vollständiger Name
  • E-Mail Adresse
  • Benutzername und Passwort
  • Authentifizierungsdetails (über SSO-Anbieter wie Google oder Microsoft)
  • Wenn die Authentifizierung über SSO erfolgt, werden nur Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse erfasst.
    und gespeichert.
Hotelgäste:

Die Gästedaten werden über das Hausverwaltungssystem (PMS), das Verwaltungsportal oder APls beim Check-in abgerufen und beim Check-out gelöscht. Die folgenden personenbezogenen Daten können gesammelt werden:

  • Name
  • Datum/Uhrzeit des Check-in und Check-out
  • Zimmernummer oder Standort
  • Bevorzugte Sprache
  • PMS-Gruppencode und VIP-Status
  • Weckrufe {geplant und Status)
  • Gastnachrichten (einschließlich Zeitstempel: erstellt, benachrichtigt, gelesen)
  • Interaktionen mit dem Gästeservice (Überschreiben der TV-Konfiguration, Nachrichten im Posteingang, Rechnungsinformationen)
Veranstaltungsmanagement:

Wenn ein Ereignis erstellt wird, können die folgenden Informationen personenbezogene Kennungen enthalten:

  • Host-Name
  • Titel der Veranstaltung
  • Details zur Veranstaltung
  • Uhrzeit und Datum

Privat umschalten: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden der Gastgeber und der Haupttitel in der öffentlichen Anzeige ausgeblendet und durch den privaten Titel ersetzt. Dies ist vor allem für Ereignisse gedacht, die durch Integrationen erstellt wurden.

  • Alle Daten werden während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt.

Wie und warum verwenden wir diese Informationen?

Die meisten personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, werden uns von Ihnen direkt auf der Plattform aus einem der folgenden Gründe zur Verfügung gestellt:

  • Als Teil des Authentifizierungsprozesses benötigt das Produkt Kontoinformationen, wie z. B. eine E-Mail-Adresse und ein Passwort, um die Autorisierung des Produktbenutzers zu ermöglichen.
    Schnittstelle.
  • Um Unterstützung zu leisten, können E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name erfasst werden.

Wir können personenbezogene Daten auch indirekt aus den folgenden Quellen in den folgenden Szenarien erhalten:

  • Namen von Hotelgästen, die vom Hotelpersonal aus berechtigtem Interesse an der Bereitstellung von Gästeservices erhoben werden. Diese Informationen werden für die Dauer des Aufenthalts des Gastes gespeichert.

Die Verarbeitung von Daten zur Anzeige und Planung von Veranstaltungen erfolgt auf der Grundlage von:

  • Vertragliche Verpflichtungen, für Kunden, die Veranstaltungen durchführen
  • Legitimes Interesse, um Event-Management-Funktionen zu ermöglichen

Alle Daten werden während des Transports zwischen dem Produktportal und AWS verschlüsselt.

 

Gästeservice und Automatisierung

Einchecken/Auschecken:

Die An- und Abmeldung von Gästen erfolgt über:

  • PMS-Integration (automatisiert)
  • Portal (manuell)
  • API

Die Fernsehgeräte in den Gästezimmern reagieren auf das Ein- und Auschecken, indem sie ein- und ausgeschaltet werden und personalisierte Inhalte anzeigen. Alle Gästedaten werden beim Auschecken gelöscht.

Gastnachrichten:

Nachrichten können gesendet werden über:

  • Portal
  • PMS
  • API
  • TV-Schnittstelle

Jede Nachricht enthält einen Betreff, einen Text, einen Absender und einen Zeitstempel. Ungelesene Nachrichten können nachverfolgt werden, und alle Nachrichten werden beim Auschecken gelöscht.

Weckdienst:

Weckrufe können als einmalige oder wiederkehrende Ereignisse geplant werden. Die Weckrufe werden an die Fernsehgeräte gesendet und von der Rezeption überwacht. Verpasste Weckrufe lösen über den Wakeup Alert Monitor Alarme an der Rezeption aus.

Virtuelle Fernsteuerung:

Die Gäste können ein Mobiltelefon verwenden, um die Fernseher im Zimmer zu steuern, nachdem sie einen QR-Code gescannt haben, der beim Einchecken generiert wurde.

 

Weitergabe von Informationen

Wir können Daten weitergeben an:

  • Authentifizierungsanbieter von Drittanbietern (z. B. Microsoft, Google)
  • Andere Einheiten innerhalb der Uniguest-Unternehmensgruppe zur operativen Unterstützung
  • Kunden, die für die Datenverarbeitung verantwortlich sind (z. B. Hotelmanagement)
  • Unterauftragsverarbeiter, die im Rahmen strenger vertraglicher Garantien Daten in unserem Auftrag verarbeiten

Wenn Daten außerhalb des EWR übermittelt werden, gewährleisten wir einen angemessenen Schutz durch Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Garantien.

 

Wie wir Ihre Informationen speichern

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist:

  • Die Daten der Gäste werden nur für die Dauer des Aufenthalts gespeichert und beim Auschecken automatisch gelöscht.
  • Die Daten der Plattformnutzer werden für die Dauer der Leistungserbringung gespeichert und 60 Tage nach Vertragsende gelöscht.
  • System-Backups werden 90 Tage lang aufbewahrt und dann endgültig gelöscht.
  • Die Standardaufbewahrungsfrist für über das Verwaltungsportal gebuchte Ereignisse beträgt 31 Tage, kann jedoch konfiguriert werden. Aus der Ferne importierte Ereignisse
    Systeme haben ihre eigenen Aufbewahrungsrichtlinien.

Ihre Daten werden sicher und verschlüsselt in der von Amazon Web Service (AWS) gehosteten Produktumgebung in einem sicheren Rechenzentrum in Stockholm, Schweden, gespeichert. Ein ausgelagertes Backup-Rechenzentrum befindet sich in Frankfurt, Deutschland.

Alle Rechenzentren erfüllen strenge physische und technische Sicherheitsmaßnahmen, und alle Daten werden im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt.

 

Ihre Rechte

Laut Gesetz können Sie uns fragen, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, und Sie können uns auffordern, diese zu korrigieren, wenn sie unrichtig sind. Wenn wir Sie um Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gebeten haben, können Sie diese Zustimmung jederzeit widerrufen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aus Gründen der Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags verarbeiten, können Sie uns bitten, Ihnen eine Kopie der Informationen in einem maschinenlesbaren Format zu geben, damit Sie sie an einen anderen Anbieter weitergeben können.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aus Gründen der Einwilligung oder des berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen.

Sie haben das Recht, uns aufzufordern, die Verwendung Ihrer Daten für einen bestimmten Zeitraum einzustellen, wenn Sie der Meinung sind, dass wir dies nicht rechtmäßig tun.

Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an Kontaktieren Sie uns.

 

Ihr Recht auf Beschwerde

Wenn Sie sich über die Verwendung Ihrer Daten beschweren möchten, wenden Sie sich bitte an uns:

Per Post: 2926 Kraft Drive, Nashville, TN 37204 Vereinigte Staaten

Per E-Mail: compliance@uniguest.com

Per Telefon: 1800 467 1218

Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind und weiter vorgehen möchten, haben Sie das Recht, sich an den zuständigen Datenschutzausschuss zu wenden.

 

Aktualisierungen

Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmäßig und aktualisieren sie gegebenenfalls von Zeit zu Zeit, wenn sich unsere Dienstleistungen und die Verwendung personenbezogener Daten weiterentwickeln. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf eine Art und Weise nutzen wollen, die wir zuvor nicht erkannt haben, werden wir Sie kontaktieren, um Sie darüber zu informieren und gegebenenfalls um Ihre Zustimmung zu bitten.

Wir werden das Datum dieses Dokuments bei jeder Änderung aktualisieren.