Politique de confidentialité de la plateforme Uniguest Hub

Cette politique de confidentialité décrit comment Uniguest ("nous", "notre", "nos") recueille, traite et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez notre plateforme d'engagement numérique hébergée dans le nuage, Uniguest Hub.

Nous agissons en tant que sous-traitant de données en vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD), en traitant des données au nom de nos clients (responsables du traitement). La présente politique vise à remplir notre obligation légale de vous informer sur la manière dont nous traitons vos données et sur les raisons pour lesquelles nous le faisons, ainsi que sur les droits dont vous disposez en vertu des lois applicables en matière de protection des données.

 

Qui sommes-nous ?

Nous sommes U.S. Hospitality Publishers inc. dba Uniguest.

Notre adresse est 2926 Kraft Drive, Nashville, TN 37204 United States.

Vous pouvez nous contacter par courrier à l'adresse ci-dessus, par courriel à l'adresse suivante compliance@uniguest.com ou par téléphone au 1800 467 1218.

Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données. Toute demande concernant l'utilisation que nous faisons de vos données personnelles doit donc être adressée aux coordonnées ci-dessus.

 

Quelles sont les informations que nous recueillons ?

Nous pouvons collecter et traiter les catégories de données suivantes en fonction de votre rôle :

Utilisateurs de la plate-forme (administrateurs/ personnel) :

• Nom complet
• Adresse électronique
• Nom d'utilisateur et mot de passe
• Détails d'authentification (via des fournisseurs SSO tiers tels que Google ou Microsoft)
• Si l'authentification est fournie via SSO, seuls votre nom et votre adresse électronique sont collectés.
  et stockés.

Les clients de l'hôtel :

Les informations relatives aux hôtes sont récupérées via le système de gestion immobilière (PMS), le portail de gestion ou les APL lors de l'enregistrement et supprimées lors du départ. Les données personnelles suivantes peuvent être collectées :

• Nom
• Date et heure d'arrivée et de départ
• Numéro ou emplacement de la chambre
• Langue préférée
• Code de groupe PMS et statut VIP
• Appels de réveil (programmés et statut)
• Messages des invités (y compris les horodatages : créé, notifié, lu)
• Interactions avec le service clientèle (configuration de la télévision, messages dans la boîte de réception, informations sur la facturation)

Gestion des événements :

Lorsqu'un événement est créé, les informations suivantes peuvent inclure des identifiants personnels :

• Nom de l'hôte
• Titre de l'événement
• Détails de l'événement
• Heure et date

Bascule privée : Lorsqu'il est activé, ce paramètre masque l'hôte et le titre principal de l'affichage public et les remplace par le titre privé. Cette fonction est principalement destinée aux événements créés par des intégrations.

• Toutes les données sont cryptées pendant le transport et le stockage.

Comment et pourquoi utilisons-nous ces informations ?

La plupart des informations personnelles que nous traitons nous sont fournies directement par vous au sein de la plateforme pour l'une des raisons suivantes :

• Dans le cadre du processus d'authentification, le produit requiert des informations sur le compte, telles qu'une adresse électronique et un mot de passe pour permettre l'accès à l'utilisateur du produit.
  l'interface.
• Pour fournir une assistance, l'adresse électronique, le numéro de téléphone et le nom peuvent être collectés.

Nous pouvons également recevoir des informations personnelles de manière indirecte, à partir des sources suivantes, dans les scénarios suivants :

• Les noms des clients de l'hôtel, obtenus par le personnel de l'hôtel dans l'intérêt légitime de fournir des services aux clients. Ces informations sont conservées pendant toute la durée du séjour du client.

Les données traitées pour permettre l'affichage et la programmation d'événements sont traitées sur la base de :

• Obligations contractuelles, pour les clients qui gèrent des événements
• Intérêt légitime, pour permettre les fonctions de gestion des événements

Toutes les données sont cryptées lors de leur transfert entre le portail du produit et AWS.

 

Services aux visiteurs et automatisation

Arrivée/départ :

Les invités sont enregistrés et désenregistrés par l'intermédiaire du site web :

• Intégration PMS (automatisée)
• Portail (manuel)
• API

Les téléviseurs dans les chambres réagissent à l'arrivée et au départ des clients en s'allumant et en s'éteignant et en affichant un contenu personnalisé. Toutes les données des clients sont effacées au moment du départ.

Messages d'invités :

Les messages peuvent être envoyés via :

• Portail
• PMS
• API
• Interface TV

Chaque message comprend un objet, un corps, un expéditeur et un horodatage. Les messages non lus peuvent être suivis, et tous les messages sont supprimés lors de la sortie.

Service de réveil :

Les appels de réveil peuvent être programmés de manière ponctuelle ou récurrente. Les alertes sont envoyées aux téléviseurs et surveillées par la réception. Les appels de réveil manqués déclenchent des alertes au personnel de la réception via le moniteur d'alerte de réveil.

Télécommande virtuelle :

Les clients peuvent utiliser un téléphone portable pour contrôler les téléviseurs dans les chambres après avoir scanné un code QR généré lors de l'enregistrement.

 

Partage d'informations

Nous pouvons partager des données avec

• Fournisseurs d'authentification tiers (par exemple, Microsoft, Google)
• Autres entités du groupe Uniguest pour le soutien opérationnel
• Les clients qui sont les responsables du traitement des données (par exemple, la gestion d'un hôtel)
• les sous-traitants qui traitent les données en notre nom dans le cadre de garanties contractuelles strictes

Lorsque les données sont transférées en dehors de l'EEE, nous assurons une protection adéquate par le biais de clauses contractuelles types ou de garanties équivalentes.

 

Comment nous conservons vos informations

Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées :

• Les données relatives aux visiteurs ne sont stockées que pour la durée du séjour et sont automatiquement supprimées au moment du départ.
• Les données des utilisateurs de la plateforme sont conservées pendant la durée de la fourniture du service et supprimées 60 jours après la résiliation du contrat.
• Les sauvegardes du système sont conservées pendant 90 jours, puis définitivement supprimées.
• Les informations relatives aux événements réservés par l'intermédiaire du portail de gestion ont une durée de conservation par défaut de 31 jours, mais cette durée peut être configurée. Les événements importés à partir d'un
  ont leur propre politique de conservation.

Vos informations sont stockées et cryptées en toute sécurité dans l'environnement du produit hébergé par Amazon Web Service (AWS), situé dans un centre de données sécurisé à Stockholm, en Suède. Un centre de données de sauvegarde hors site est situé à Francfort, en Allemagne.

Tous les centres de données respectent des mesures strictes de sécurité physique et technique, et toutes les données sont cryptées au repos et en transit.

 

Vos droits

La loi vous autorise à nous demander quelles sont les informations que nous détenons à votre sujet, et vous pouvez nous demander de les corriger si elles sont inexactes. Si nous vous avons demandé votre consentement pour traiter vos données personnelles, vous pouvez le retirer à tout moment.

Si nous traitons vos données à caractère personnel pour des raisons de consentement ou pour exécuter un contrat, vous pouvez nous demander de vous fournir une copie des informations dans un format lisible par machine afin que vous puissiez les transférer à un autre fournisseur.

Si nous traitons vos données personnelles pour des raisons de consentement ou d'intérêt légitime, vous pouvez demander que vos données soient effacées.

Vous avez le droit de nous demander de cesser d'utiliser vos informations pendant un certain temps si vous pensez que nous ne le faisons pas légalement.

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter.

 

Votre droit de porter plainte

Si vous avez une plainte concernant l'utilisation que nous faisons de vos informations, veuillez nous contacter :

Par courrier : 2926 Kraft Drive, Nashville, TN 37204 États-Unis

Par courrier électronique : compliance@uniguest.com

Par téléphone : 1800 467 1218

Si vous n'êtes pas satisfait du résultat et que vous souhaitez poursuivre la procédure, vous avez le droit de contacter la commission de protection des données compétente.

 

Mises à jour

Nous révisons régulièrement et, le cas échéant, mettons à jour la présente politique de confidentialité au fur et à mesure de l'évolution de nos services et de l'utilisation des données à caractère personnel. Si nous voulons utiliser vos données personnelles d'une manière que nous n'avons pas encore identifiée, nous vous contacterons pour vous fournir des informations à ce sujet et, si nécessaire, pour vous demander votre consentement.

Nous mettrons à jour la date de ce document à chaque fois qu'il sera modifié.