Renaissance Dallas Richardson verzichtet auf Papierschilder.

Die Ästhetik und Effizienz von Papierschildern war weit entfernt von der Erfahrung des neu renovierten Gebäudes des Renaissance Dallas Richardson. Stellen Sie sich einen Wasserfall vor, der sich im Rhapsody Atrium über weißen Marmor ergießt, Smart-TVs in den Gästezimmern und Druckerpapier, das vor den Tagungsräumen an die Wand geklebt ist. Das Papier stach nicht nur aus dem Ambiente heraus, es war auch zeitaufwändig, es jeden Tag zu ersetzen, und Michelle Morales, Director of Event Sales des Hotels, war sehr enttäuscht, nicht mehr die Bandbreite hatte, um ineffiziente Prozesse weiterzuführen.

"Gegen Ende eines jeden Tages druckten wir unsere Lesetafeln und Türkarten auf Papier. Dies war ein mühsamer Prozess, vor allem an Tagen, an denen unser gesamter Sitzungssaal genutzt wurde. Es konnte manchmal schwierig sein, alles so zu organisieren, dass die richtigen Türkarten an den richtigen Stellen platziert wurden, und wenn mehr als eine Gruppe den Raum am selben Tag nutzte, war es wichtig, jemanden zu schicken, der die Türkarten austauschte", so Michelle Morales, Director of Event Sales.

Nachteile der Papierbeschilderung für das Veranstaltungsmanagement

Das Renaissance Dallas Richardson hat 28.934 Quadratfuß Tagungsflächedie aus 22 Veranstaltungsräumen besteht. Jeden Abend druckte ein Mitarbeiter die Beschilderung für diese Räume aus. Die Schilder enthielten Informationen über die Veranstaltung und das Unternehmen oder die Person, die die Veranstaltung durchführte. Jemand ging dann über das Gelände und brachte diese Papierschilder an. Da sich jedoch die Termine ständig änderten und die Veranstaltungen mit geringer Vorankündigung gebucht wurden, mussten die Papierschilder häufig neu gedruckt und manuell ersetzt werden.

"Es war nicht immer eine gute Idee, diese Aufgabe zu einem früheren Zeitpunkt am Tag oder sogar während der Ausfallzeiten zu erledigen, da sich Ereignisse häufig ändern und dazu führen konnten, dass ungenaue Informationen angezeigt wurden", so Morales. "Das Layout und die Genauigkeit waren auch menschlichen Fehlern unterworfen... [und] wenn die Person, die dies erledigte, nicht im Büro war, mussten wir sicherstellen, dass jemand für diese Aufgabe eingeplant war." Michelle berichtet weiter, wie Feedback-Zyklen mit dem Gastgeber den Prozess verlängern können. "Gelegentlich verlangte der Gastgeber, dass das Haus das Layout der Beschilderung änderte, was zu zusätzlichem Gedränge führte.

Kurz gesagt, eine klare und präzise Kommunikation mit den Gästen war zeitaufwändig und ineffizient genug, um eine neue Lösung für die Kommunikation bei Meetings und Veranstaltungen.

Überall synchronisierte Kommunikation

Auftritt JANUS, ein Hotel Digital Signage Suite von Uniguest die darauf ausgelegt ist, die Kommunikation über das gesamte Gebäude hinweg zu vereinfachen und zu fördern. Die JANUS-Beschilderungsplattform bietet Kunden die Möglichkeit, Inhalte wie Animationen und Videos, interaktive Veranstaltungslisten und Karten, hilfreiche Informationen zur Erkundung der Umgebung und vieles mehr zu verbinden und bereitzustellen.

Das Renaissance Dallas Richardson Hotel installiert digitale Tafeln für Besprechungsräume am Eingang der Veranstaltungsräume. Diese werden mit zwei vertikalen Verzeichnissen synchronisiert, die eine Zusammenfassung der Meetings und deren Standorte sowie eine vertraute Karte des Gebäudes anzeigen, damit die Teilnehmer schnell dorthin gelangen. Die Umstellung von Papier auf digitale Beschilderung entsprach der neuen Ästhetik des Hauses, reduzierte die manuellen Verwaltungsaufgaben des Personals und führte die Gäste zu mehr umsatzsteigernden Möglichkeiten.

Michelle fügte hinzu: "Der erste unmittelbare Eindruck ist, dass wir endlich den Anschluss an die aktuelle Technologie gefunden haben. Die Displays sind professionell und haben großartige Möglichkeiten. Digital Signage ist zu einer Zeitersparnis geworden, die macht uns effizienter bei unseren täglichen Aufgaben.

"Darüber hinaus können wir auf einfache Weise mehr als nur unsere täglichen Veranstaltungen kommunizieren - wir können auf einer tieferen Ebene mit unseren Gästen in Kontakt treten. und unsere Kunden. Die Einbindung von Werbung und Promotions für unser Restaurant oder die abendlichen Getränkerituale bietet zusätzliche Vorteile und Unterstützung zusätzlicher Einkommensströme. Die moderne digitale Hotelbeschilderung war für uns definitiv ein dringend benötigtes Upgrade, und wir sind froh, dass wir unsere Janus-Displays haben!"

Das JANUS-Team (das jetzt zu Uniguest gehört) entwickelte in Zusammenarbeit mit dem Gebäude maßgeschneiderte Gehäuse für die neue digitale Beschilderung, die sich nahtlos in die Umgebung einfügen. Wir entwarfen Metallrahmen für die Konferenzräume und ein Paar Holzrahmen für die Verzeichnisse. Die Verzeichnisse wurden an zwei Standorten installiert, in einem Doppelgehäuse untergebracht und vertikal nebeneinander ausgerichtet.

Die Kombination der Verzeichnisse in einem Rahmen ermöglicht es den Gästen, einfach zwischen einer interaktiven Wegbeschreibung und den Veranstaltungshinweisen zu navigieren, ohne das Fenster zu wechseln oder zu mehreren Bildschirmen zu gehen.

Effiziente Veranstaltungskommunikation

Morales und seine Mitarbeiter erhielten die Schulung und den technischen 24/7/365-Support, den sie brauchten, um Veranstaltungspläne schnell zu verwalten, damit sie mehr Zeit mit den Gästen verbringen konnten. "Das Team von JANUS ist professionell und reaktionsschnell", sagt Morales. Und sie und ihr Haus sind "mehr als zufrieden damit, wie die Digital Signage-Lösung unseren Event-Kommunikationsprozess verändert hat."