Renaissance Dallas Richardson abandona la señalización en papel.

La estética y la eficacia de la señalización en papel distaban mucho de la experiencia de la recién renovada propiedad de The Renaissance Dallas Richardson. Imagínese una cascada de mármol blanco en el atrio Rhapsody del hotel, Smart TV en las habitaciones y papel de impresora pegado a la pared fuera de las salas de reuniones. Los carteles de papel no solo destacaban en el ambiente, sino que sustituirlos cada día requería mucho tiempo, por lo que Michelle Morales, Directora de Ventas de Eventos del establecimiento, ya no disponía del ancho de banda necesario para seguir con procesos ineficaces.

"Hacia el final de cada jornada, imprimíamos en papel los paneles de lectura y las tarjetas de las puertas. Era un proceso arduo, sobre todo los días en que se utilizaba todo el espacio de reuniones. A veces era difícil mantener todo organizado para que las tarjetas de acceso estuvieran colocadas en los lugares correctos, y si más de un grupo utilizaba el espacio durante el mismo día, era importante enviar a alguien para que cambiara físicamente las tarjetas de acceso", comentó Michelle Morales, Directora de Ventas de Eventos.

Inconvenientes de la señalización en papel para la gestión de eventos

El Renaissance Dallas Richardson cuenta con 28.934 pies cuadrados de espacio para reunionescompuesto por 22 salas de eventos. Cada tarde, un miembro del personal imprimía carteles para estas salas. La señalización incluía información sobre el evento y la empresa o persona que lo organizaba. Una persona recorría el edificio y colocaba estos carteles. Pero como los horarios cambiaban constantemente y las reuniones se reservaban con poca antelación, la señalización en papel se reimprimía y sustituía a menudo manualmente.

"No siempre era una buena idea realizar esta tarea a primera hora del día, o incluso durante el tiempo de inactividad, ya que los acontecimientos podían cambiar con frecuencia y hacer que se mostrara información inexacta", explica Morales. "El diseño y la precisión también estaban sujetos a errores humanos... [y] si la persona que lo realizaba iba a estar fuera de la oficina, teníamos que asegurarnos de que había alguien programado para realizar esta tarea". Michelle continúa compartiendo cómo los ciclos de retroalimentación con el anfitrión de la reunión pueden alargar el proceso. "En ocasiones, el anfitrión pedía a la propiedad que cambiara la disposición de la señalización, lo que provocaba un revuelo adicional".

En resumen, proporcionar una comunicación clara y precisa a los huéspedes requería mucho tiempo y era lo suficientemente ineficaz como para evaluar un nueva solución para la comunicación de reuniones y eventos.

Comunicación sincronizada en todas partes

Entra JANUS, un suite de señalización digital para hoteles de Uniguest que está diseñada para simplificar e impulsar una comunicación atractiva en toda la propiedad. La plataforma de señalización JANUS ofrece a los clientes la posibilidad de conectar y desplegar contenidos como animaciones y vídeos, listas y mapas de eventos interactivos, información útil para guiar la exploración local, etc.

El hotel Renaissance Dallas Richardson instaló pizarras digitales para salas de reuniones a la entrada de sus salas de eventos. Todo ello se sincroniza con un par de directorios verticales que muestran un resumen de las reuniones y sus ubicaciones, así como un mapa familiar del establecimiento para que los asistentes lleguen rápidamente. La transformación del papel a la señalización digital se ajustó a la estética renovada del establecimiento, al tiempo que redujo las tareas administrativas manuales del personal y condujo a los huéspedes a más oportunidades de generar ingresos.

Michelle añadió: "La primera impresión inmediata es que por fin nos hemos puesto al día con la tecnología actual. Las pantallas son profesionales y tienen grandes prestaciones. La señalización digital se ha convertido en un ahorro de tiempo, que nos hace más eficientes en nuestras tareas diarias.

Además, podemos comunicar con facilidad algo más que nuestros eventos diarios, llegando a un nivel más profundo con nuestros huéspedes". y nuestros clientes. Incorporar publicidad y promociones para nuestro restaurante o rituales de bebidas nocturnas proporciona beneficios añadidos a la vez que apoyo a fuentes de ingresos adicionales. La señalización digital moderna para hoteles ha sido sin duda una actualización muy necesaria para nosotros, ¡y estamos encantados de tener nuestras pantallas Janus!"

El equipo de JANUS (ahora en Uniguest) colaboró con el establecimiento en el desarrollo de carcasas personalizadas para la nueva señalización digital, que se integraban perfectamente en el entorno. Diseñamos marcos metálicos para las salas de reuniones y un par de marcos de madera para los directorios. Las pantallas de los directorios se instalaron en dos ubicaciones, alojadas en una caja doble y orientadas verticalmente una al lado de la otra.

Al emparejar los directorios en un marco, los visitantes pueden navegar fácilmente entre un mapa interactivo y los listados de eventos sin tener que cambiar de ventana o ir a varias pantallas.

Comunicación eficaz de eventos

Morales y su personal recibieron la formación y la asistencia técnica 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, necesarias para gestionar rápidamente los horarios de los eventos y poder dedicar más tiempo a los invitados. "El equipo de JANUS es profesional y receptivo", afirma Morales. Y ella y su propiedad están "más que contentos con cómo la solución de señalización digital transformó nuestro proceso de comunicación de eventos."