Política de privacidade da plataforma Uniguest Hub

Esta Política de Privacidade descreve a forma como a Uniguest ("nós", "nosso", "nos") recolhe, processa e protege os seus dados pessoais quando utiliza a nossa plataforma de envolvimento digital alojada na nuvem, Uniguest Hub.

Actuamos como um processador de dados ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), processando dados em nome dos nossos clientes (controladores de dados). Esta política destina-se a cumprir a nossa obrigação legal de o informar sobre como e porque processamos os seus dados e os direitos que tem ao abrigo das leis de proteção de dados aplicáveis.

 

Quem somos

Somos a U.S. Hospitality Publishers inc. dba Uniguest.

O nosso endereço é 2926 Kraft Drive, Nashville, TN 37204 Estados Unidos.

Pode contactar-nos por correio para o endereço acima indicado, por correio eletrónico para compliance@uniguest.com ou pelo telefone 1800 467 1218.

Não somos obrigados a nomear um responsável pela proteção de dados, pelo que quaisquer questões sobre a nossa utilização dos seus dados pessoais devem ser enviadas para os dados de contacto acima indicados.

 

Que informações recolhemos?

Podemos recolher e processar as seguintes categorias de dados, dependendo da sua função:

Utilizadores da plataforma (administradores/pessoal):

• Nome completo
• Endereço de correio eletrónico
• Nome de utilizador e palavra-passe
• Detalhes de autenticação (através de fornecedores SSO de terceiros, como o Google ou a Microsoft)
• Se a autenticação for fornecida através de SSO, apenas são recolhidos o seu nome e endereço de correio eletrónico
  e armazenado.

Hóspedes do hotel:

As informações dos hóspedes são recolhidas através do sistema de gestão da propriedade (PMS), do portal de gestão ou dos APls durante o check-in e removidas no check-out. Podem ser recolhidos os seguintes dados pessoais:

• Nome
• Data/hora do check-in e do check-out
• Número ou localização do quarto
• Língua preferida
• Código de grupo PMS e estatuto VIP
• Chamadas de despertar {programadas e de estado)
• Mensagens de convidados (incluindo registos de data e hora: criadas, notificadas, lidas)
• Interações do serviço ao cliente (substituições de configuração de TV, mensagens na caixa de entrada, informações de faturação)

Gestão de eventos:

Quando um evento é criado, as seguintes informações podem incluir identificadores pessoais:

• Nome do anfitrião
• Título do evento
• Detalhes sobre o evento
• Hora e data

Alternância privada: Quando activada, esta definição oculta o anfitrião e o título principal do ecrã público e substitui-os pelo Título privado. Isto aplica-se principalmente a eventos criados por integrações.

• Todos os dados são encriptados durante o transporte e o armazenamento.

Como e porque é que utilizamos estas informações?

A maior parte das informações pessoais que processamos são-nos fornecidas diretamente pelo utilizador na plataforma por uma das seguintes razões:

• Como parte do processo de autenticação, o produto requer informações da conta, tais como um endereço de correio eletrónico e uma palavra-passe para fornecer autorização ao utilizador do produto
  interface.
• Para prestar apoio, podem ser recolhidos o endereço de correio eletrónico, o número de telefone e o nome.

Também podemos receber informações pessoais indiretamente, a partir das seguintes fontes, nos seguintes cenários:

• Nomes de hóspedes do hotel, obtidos pelo pessoal do hotel e efectuados com base num interesse legítimo em prestar serviços aos hóspedes. Estas informações são conservadas durante o período de estadia dos hóspedes.

Os dados processados para permitir a visualização e o agendamento de eventos são processados com base em:

• Obrigações contratuais, para clientes que gerem eventos
• Interesse legítimo, para ativar as funcionalidades de gestão de eventos

Todos os dados são encriptados em trânsito entre o portal do produto e o AWS.

 

Serviços aos clientes e automatização

Check-in/Out:

O registo e o cancelamento do registo dos convidados são efectuados através de:

• Integração PMS (automatizada)
• Portal (manual)
• API

Os televisores nos quartos respondem ao check-in/out, ligando/desligando e apresentando conteúdos personalizados. Todos os dados dos hóspedes são eliminados aquando do check-out.

Mensagens de convidados:

As mensagens podem ser enviadas através de:

• Portal
• PMS
• API
• Interface de TV

Cada mensagem inclui um assunto, corpo, remetente e carimbos de data/hora. As mensagens não lidas podem ser monitorizadas e todas as mensagens são eliminadas após o check-out.

Serviço de despertar:

As chamadas de despertar podem ser programadas como únicas ou recorrentes. Os alertas são enviados para os televisores e monitorizados pela receção. As chamadas de despertar não atendidas accionam alertas para o pessoal da receção através do Wakeup Alert Monitor.

Controlo remoto virtual:

Os hóspedes podem utilizar um telemóvel para controlar as televisões dos quartos depois de digitalizarem um código QR gerado no momento do check-in.

 

Partilha de informações

Podemos partilhar dados com:

• Fornecedores de autenticação de terceiros (por exemplo, Microsoft, Google)
• Outras entidades do grupo empresarial Uniguest para apoio operacional
• Clientes que são os responsáveis pelo tratamento dos dados (por exemplo, gestão de hotéis)
• Subcontratantes que tratam os dados em nosso nome ao abrigo de garantias contratuais rigorosas

Quando os dados são transferidos para fora do EEE, asseguramos uma proteção adequada através de cláusulas contratuais-tipo ou de salvaguardas equivalentes.

 

Como guardamos as suas informações

Conservamos os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual foram recolhidos:

• Os dados do hóspede são armazenados apenas durante a estadia e são automaticamente eliminados no momento do check-out
• Os dados do utilizador da plataforma são conservados durante a prestação do serviço e removidos 60 dias após o termo do contrato
• As cópias de segurança do sistema são retidas durante 90 dias e depois eliminadas permanentemente
• As informações de eventos registados através do portal de gestão têm um período de retenção predefinido de 31 dias, mas este pode ser configurado. Os eventos importados a partir de
  Os sistemas têm as suas próprias políticas de retenção.

As suas informações são armazenadas de forma segura e encriptadas no ambiente de produto alojado do Amazon Web Service (AWS), localizado num centro de dados seguro em Estocolmo, Suécia. Um centro de dados de backup externo está localizado em Frankfurt, Alemanha.

Todos os centros de dados cumprem rigorosas medidas de segurança física e técnica, e todos os dados são encriptados em repouso e em trânsito.

 

Os seus direitos

Por lei, pode perguntar-nos que informações temos sobre si e pode pedir-nos que as corrijamos se estiverem incorrectas. Se tivermos pedido o seu consentimento para processar os seus dados pessoais, pode retirar esse consentimento em qualquer altura.

Se estivermos a tratar os seus dados pessoais por motivos de consentimento ou para cumprir um contrato, pode pedir-nos que lhe forneçamos uma cópia das informações num formato legível por máquina, para que possa transferi-las para outro fornecedor.

Se estivermos a tratar os seus dados pessoais por motivos de consentimento ou de interesse legítimo, pode solicitar que os seus dados sejam apagados.

O utilizador tem o direito de nos pedir que deixemos de utilizar as suas informações durante um período de tempo se considerar que não o estamos a fazer legalmente.

Se pretender exercer os seus direitos, queira contactar-nos.

 

O seu direito de reclamar

Se tiver uma queixa sobre a nossa utilização das suas informações, contacte-nos:

Por correio: 2926 Kraft Drive, Nashville, TN 37204 Estados Unidos

Por correio eletrónico: compliance@uniguest.com

Por telefone: 1800 467 1218

Se não estiver satisfeito com o resultado e desejar prosseguir, tem o direito de contactar a Comissão de Proteção de Dados competente.

 

Actualizações

Revemos regularmente e, se for caso disso, actualizamos esta política de privacidade de tempos a tempos e à medida que os nossos serviços e a utilização dos dados pessoais evoluem. Se pretendermos utilizar os seus dados pessoais de uma forma que não tenha sido previamente identificada, contactá-lo-emos para lhe fornecer informações sobre essa utilização e, se necessário, para lhe pedir o seu consentimento.

A data deste documento será actualizada sempre que for alterada.