Renaissance Dallas Richardson abandona a sinalética em papel.

A estética e a eficiência da sinalética em papel estavam muito longe da experiência da propriedade recentemente renovada do The Renaissance Dallas Richardson. Imagine uma cascata sobre mármore branco no Rhapsody Atrium da propriedade, Smart TVs nos quartos e papel de impressora colado na parede do lado de fora das salas de reuniões. Não só a sinalética em papel sobressaía no ambiente, como a sua substituição diária era morosa e Michelle Morales, Diretora de Vendas de Eventos do hotel, já não tinha largura de banda para continuar com processos ineficientes.

"No final de cada dia, imprimíamos os nossos painéis de leitura e cartões de porta em papel. Este era um processo árduo, especialmente nos dias em que todo o nosso espaço de reunião estava a ser utilizado. Manter tudo organizado para que os cartões de porta corretos fossem colocados nos locais corretos podia ser difícil por vezes, e se mais do que um grupo utilizasse o espaço durante o mesmo dia, era importante enviar alguém para mudar fisicamente os cartões de porta", comentou Michelle Morales, Diretora de Vendas de Eventos.

Desvantagens da sinalética em papel para a gestão de eventos

O Renaissance Dallas Richardson tem 28.934 pés quadrados de espaço para reuniõesO centro de eventos, composto por 22 salas de eventos. Assim, todas as noites, um membro da equipa imprimia a sinalética para estas salas. A sinalética incluía informações sobre o evento e a empresa ou pessoa que o organizava. Depois, alguém percorria a propriedade e colocava a sinalética em papel. Mas com os horários em constante mudança e as reuniões marcadas com pouco tempo de antecedência, a sinalética em papel era frequentemente reimpressa e substituída manualmente.

"Nem sempre era uma boa ideia concluir esta tarefa no início do dia, ou mesmo durante o tempo de inatividade, uma vez que os acontecimentos podiam mudar frequentemente e provocar a apresentação de informações incorrectas", afirmou Morales. "A disposição e a precisão também estavam sujeitas a erro humano... [e] se a pessoa que efectuava esta tarefa estava ausente do escritório, tínhamos de ter a certeza de que alguém estava programado para a realizar." Michelle continua a partilhar como os ciclos de feedback com o anfitrião da reunião podem prolongar o processo. "Ocasionalmente, o anfitrião solicitava que a propriedade alterasse a disposição da sinalética, o que resultava em mais confusão."

Em suma, fornecer uma comunicação clara e exacta aos hóspedes era suficientemente moroso e ineficaz para avaliar um nova solução para a comunicação de reuniões e eventos.

Comunicação sincronizada em todo o lado

Entra JANUS, um suite de sinalética digital para hotéis da Uniguest que foi concebida para simplificar e promover uma comunicação cativante em toda a propriedade. A plataforma de sinalética da JANUS oferece aos clientes a capacidade de ligar e implementar conteúdos como animações e vídeos, listas e mapas interactivos de eventos, informações úteis para orientar a exploração local e muito mais.

O hotel Renaissance Dallas Richardson instalado quadros digitais para salas de reuniões na entrada das suas salas de eventos. Todos eles são sincronizados com um par de diretórios verticais que apresentam um resumo das reuniões e das suas localizações, bem como um mapa familiar da propriedade para que os participantes lá cheguem rapidamente. A transformação da sinalética em papel para a sinalética digital está alinhada com a estética renovada da propriedade, ao mesmo tempo que reduz as tarefas administrativas manuais do pessoal e conduz os hóspedes a mais oportunidades de geração de receitas.

Michelle acrescentou: "A primeira impressão imediata é que finalmente alcançámos a tecnologia atual. Os ecrãs são profissionais e têm grandes capacidades. A sinalização digital tornou-se numa poupança de tempo, o que torna-nos mais eficientes nas nossas tarefas diárias.

"Além disso, podemos facilmente comunicar mais do que apenas os nossos eventos diários, envolvendo-nos a um nível mais profundo com os nossos hóspedes e os nossos clientes. A integração da publicidade e das promoções nos nossos restaurantes ou nos nossos rituais de bebidas nocturnas proporciona vantagens acrescidas ao mesmo tempo que apoiar fluxos de receitas adicionais. A sinalização digital moderna dos hotéis foi, sem dúvida, uma atualização muito necessária para nós, e estamos satisfeitos por termos os nossos ecrãs Janus!"

A equipa da JANUS (agora com a Uniguest) colaborou com a propriedade para desenvolver caixas personalizadas para a nova sinalização digital que se encaixam perfeitamente no ambiente. Concebemos molduras metálicas para as salas de reuniões e um par de molduras de madeira para os diretórios. Os ecrãs dos diretórios foram instalados em dois locais e alojados numa caixa dupla e orientados verticalmente lado a lado.

O emparelhamento dos diretórios numa moldura permite que os convidados naveguem facilmente entre um mapa interativo de orientação e as listas de eventos, sem terem de mudar de janela ou de passar por vários ecrãs.

Comunicação eficiente de eventos

Morales e a sua equipa ficaram com a formação e o apoio técnico 24/7/365 necessários para gerir rapidamente os horários dos eventos, de modo a poderem passar mais tempo com os convidados. "A equipa da JANUS é profissional e reactiva", afirma Morales. E ela e a sua propriedade estão "muito satisfeitas com a forma como a solução de sinalética digital transformou o nosso processo de comunicação de eventos."